|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
10.12.2019 :: Технология бизнеса :: Электронные трудовые книжки: как это будет
В России только и разговоров, что о переходе на электронные трудовые книжки и новый отчёт СЗВ-ТД. Закон принят в третьем чтении 3 декабря и вступит в силу 1 января 2020 года. Расскажем, что предстоит и как подготовиться к переходу. Зачем нужна электронная трудовая книжкаЧасто обращение работника в ПФР о назначении ему пенсии превращается в квест. Выясняется, что какой-то работодатель давным-давно не внёс нужные сведения в трудовую книжку, потерял их или ошибся. Сотруднику приходится обращаться за информацией на прежнее место работы, но там пожимают плечами: архивы в 1991 году сгорели, а потом утонули. В результате законный запрос о назначении пенсии становится бесконечной чередой обращений в разные инстанции, а всё из-за того, что данные потерялись. Чтобы сохранить и сделать доступнее информацию о стаже, в России решили внедрить электронные трудовые книжки (ЭТК). 3 декабря 2019 года закон о них принят в третьем чтении. Сведения о трудовой деятельностиНововведение потребует масштабных поправок в законодательстве: придётся менять ТК РФ, КоАП и федеральные законы. Например, вместо понятия «трудовая книжка» появится новое — «сведения о трудовой деятельности» (ст. 66.1 ТК РФ в новой редакции). В ЭТК будут фиксировать все изменения в трудовых отношениях конкретного человека после 31 декабря 2019 года. Это приём на работу, перевод, увольнение, обучение по время работы и многое другое. Кроме того, в ЭТК будут вносить работу по совместительству. Раньше такую информацию вносили в трудовые книжки только по просьбе работника. Собирать эти сведения и передавать их в ПФР организации будут самостоятельно. Информация обо всех местах, где человек работал с 01.01.2020, будет храниться на индивидуальных лицевых счетах в Пенсионном фонде. Получить её можно будет в личном кабинете на сайте ПФР или на портале «Госуслуги». Преимущества ЭТКЭлектронные трудовые книжки выигрывают перед бумажными.
Что делать с бумажными трудовымиТе, кто уже работает, до конца 2020 года смогут выбрать, сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную. Если сотрудник окажется в это время на больничном или в длительном отпуске, он сможет «выбрать» трудовую до 2021 года. Если сотрудник предпочтёт бумажную трудовую, работодатель всё равно обязан вести сведения о его трудовой деятельности в электронном виде и передавать их в ПФР. При этом сотрудники могут в любой момент написать заявление и отказаться от бумажной трудовой книжки. А вот если он сразу выбрал электронную трудовую, то вернуться к старой форме уже не сможет. У тех, кто заключит первый в жизни трудовой договор после 31 декабря 2020 года, бумажных трудовых книжек уже не будет. Как получить сведения о своей трудовой деятельностиРаботник сможет получить сведения о своём стаже тремя способами.
Если у сотрудника нет бумажной трудовой, работодатель должен будет выдать ему заверенные сведения о трудовой деятельности в бумажном или электронном виде. Сделать это нужно будет в течение трёх рабочих дней после подачи заявления или в день прекращения трудового договора. Если в день увольнения сотрудник за сведениями не пришёл, их нужно будет направить ему в бумажном виде заказным письмом с уведомлением. Работодатель может сообщить данные только за тот период, когда сотрудник работал у него.
Выдать сведения о трудовой деятельности могут как на бумаге, так и в электронном виде — с усиленной квалифицированной электронной подписью.
МФЦ будет выдавать сведения только на бумаге, «Госуслуги» — только в электронном виде. Новый вид отчётности — форма СЗВ-ТДЧтобы ПФР регулярно получал новые сведения о стаже работников, появляется новый вид отчётности по форме СЗВ-ТД. Заполнять её нужно на всех официально трудоустроенных или уволенных работников, а также фиксировать там другие кадровые изменения и отражать информацию о поданном заявлении о выбранном формате трудовой. На бумаге отчёт СЗВ-ТД смогут сдавать только те компании, у которых 25 и менее застрахованных сотрудников. Все остальные должны будут представлять эти сведения в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью. Новый отчёт СЗВ-ТД работодатели должны будут сдавать уже с 1 января 2020 года. Порядок сдачи у него такой же, как у СЗВ-М, — до 15-го числа каждого месяца. Если учитывать выходные, то первый отчёт СЗВ-ТД за январь нужно будет сдать до 17 февраля 2020 года. При первичной подаче сведений о работнике работодатель должен будет внести в форму последнюю запись из его трудовой книжки по состоянию на 01 января 2020 года. С 2021 года в компаниях с большой текучкой сдача СЗВ-ТД может стать ежедневной. Как заполнить СЗВ-ТДТребования к заполнению формыБланки заполняются чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом можно использовать любые цвета, кроме красного и зелёного. Сведения о работниках, о страхователе, об отчётном периоде (для формы СЗВ-ТД при ежемесячном представлении), а также сведения о трудовой деятельности работников заполнять обязательно. «Нулевая» форма не представляется. В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номера должны указываться в порядке возрастания и не повторяться. Значения в графах «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» и «Дата» в подразделе «Основание» указываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД они должны находиться в пределах отчётного периода, который указан в поле «Отчётный период». Реквизиты работодателяВ поле «Регистрационный номер в ПФР» нужно будет указать номер, присвоенный страхователю при регистрации. Он должен состоять из 12 цифр по следующему формату: XXX-XXX-XXXXXX. В поле «Наименование организации / индивидуального предпринимателя» следует указать то же название компании, что и в учредительных документах, название ОП или филиала иностранной компании, которая работает в России. Если такие сведения представляют ИП, адвокат или нотариус, то они должны будут полностью указать фамилию, имя и отчество — как в паспорте. В поле «ИНН» указывается ИНН работодателя — организации (10 символов) или физлица (12 символов). Значение в поле «КПП» должно состоять из 9 цифр или отсутствовать. Сведения о работникеФамилию, имя и отчество работника нужно будет заполнить русскими буквами в именительном падеже. Кроме того, обязательно введите номер СНИЛС. Сведения о сотрудниках должны совпадать с теми, что указаны в страховом свидетельстве или в форме АДИ-РЕГ. Сведения о поданном заявленииЗдесь нужно указать, какой способ ведения трудовой книжки выбрал работник — бумажный или электронный, а также дату подачи заявления. Обратите внимание: заявление, в котором сотрудник выбирает предпочтительную форму трудовой книжки, — это уже основание для подачи СЗВ-ТД. Сведения об отчётном периодеПоле «Отчётный период» заполняется при ежемесячном представлении формы. Номер месяца указывается в формате ММ. Также в этом разделе нужно указать год в формате ГГГГ, к которому относится отчётный месяц. Он должен быть больше или равен «2020». Сведения о трудовой деятельности работникаВ графе «Дата (число, месяц, год) приёма, перевода, приостановления, увольнения» нужно указать дату кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ. В отдельной графе также следует указать вид кадрового мероприятия: 1 — приём на работу; Заполнение подраздела «Наименование»Графу «Должность, специальность, профессия, квалификация» нужно заполнять по штатному расписанию. Для некоторых должностей предусмотрены льготы или ограничения, поэтому их надо называть так, как требуют квалификационные справочники. В графе «Структурное подразделение» нужно указать наименование структурного подразделения организации по штатному расписанию. При приёме на работу заполняется обязательно. В графе «Наименование документа» указывается вид документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя), а в графах «Дата» и «Номер документа» — дата и номер приказа или распоряжения, по которому сотрудник принят на работу (переведён, уволен и т.д.). Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ, а номер документа — без указания знака «№». Если за время работы наименование организации меняется, то в графе «Вид мероприятия» раздела «Сведения о трудовой деятельности работника» отдельной строкой нужно указать «Переименование». В графах подраздела «Основание» проставляются данные документа, на основании которого компанию переименовали, а в графе «Должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение» указывается, что «старое наименование страхователя» с конкретного числа переименовано в «новое наименование страхователя». Если нужно отменить запись о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу, страхователь представляет форму СЗВ-ТД, заполненная в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить, при этом в графе «Признак отмены мероприятия» проставляется знак «X». Ответственность за непредставление СЗВ-ТДЕсли страхователь не представит сведения по форме СЗВ-ТД, представит их не вовремя или с ошибками, то ПФР сообщит об этом в трудовые инспекции. За неоднократные нарушения при сдаче отчётности должностным лицам будет грозить административная ответственность: предупреждение для должностных лиц (ст. 5.27 КоАП). А ещё это может привести к внеплановой проверке инспекции. Что должен сделать работодательЧтобы переход на систему электронных трудовых книжек прошёл без проблем, организации должны в течение 2020 года предпринять ряд несложных действий.
Кроме того, мы рекомендуем назначить ответственных за уведомление работников, за ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, за выдачу этих сведений по заявлению работников и за сдачу отчётности СЗВ-ТД в ПФР. |
|
||||||||||||||||||||||||